Povinné údaje na webu, v e-mailech a na fakturách

Co musí uvádět každý podnikatel

Podle § 435 občanského zákoníku uvádí každý podnikatel na obchodních listinách a na webu své jméno a sídlo. Dále přidá údaj o zápisu do rejstříku nebo evidence a identifikační číslo (IČO).

Obchodní listiny jsou dokumenty, které posíláte obchodním partnerům a zákazníkům:

• faktury, dodací listy, objednávky a nabídky,
• smlouvy a obchodní podmínky,
• dopisy a obchodní korespondence.

Informace zveřejňované dálkovým přístupem jsou hlavně web, e-shop a profil na prodejní platformě. Podle odborných výkladů patří mezi obchodní korespondenci i e-maily. Nejjednodušší je mít údaje v podpisu každého pracovního e-mailu.

OSVČ vs. s.r.o.

OSVČ zapsaná v obchodním rejstříku uvádí stejně jako s.r.o. zápis s oddílem a vložkou. Podnikatelé v jiném veřejném rejstříku uvádějí zápis v něm.

Vedle povinných údajů smíte uvádět i další, například značku, logo nebo web. Nesmí ale vyvolat klamavý dojem, třeba že jste větší firma nebo jiná právní forma.

E-shop a prodej spotřebitelům na dálku

Kdo prodává spotřebitelům přes internet, musí jim ještě před objednávkou sdělit víc. Stanoví to § 1820 občanského zákoníku.

• svou totožnost, tedy jméno nebo obchodní firmu,
• adresu sídla,
• telefonní číslo,
• e-mailovou adresu,
• případně jiný on-line kanál pro rychlou komunikaci, který uchová zprávy s datem a časem, například chat.

Pokud prodáváte za jiného podnikatele, uvádíte i jeho totožnost a sídlo. Další informace pro spotřebitele, třeba o odstoupení od smlouvy, najdete na stránce obchodní podmínky e-shopu.

Vzor zápatí webu

OSVČ:

Jana Nováková – Svíčky z dílny Sídlo: Dlouhá 12, 746 01 Opava IČO: 12345678 Fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku. Tel.: +420 600 000 000 · E-mail: [email protected]

S.r.o.:

Dílna Nováková s.r.o. Sídlo: Dlouhá 12, 746 01 Opava IČO: 12345678 Zapsáno v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl C, vložka 12345. Tel.: +420 600 000 000 · E-mail: [email protected]

Telefon a e-mail jsou ve vzoru kvůli e-shopu. Pro web bez prodeje spotřebitelům je § 435 výslovně nevyžaduje, ale zákazníkům pomohou.

Přesné znění zápisu s.r.o. si opište z výpisu z obchodního rejstříku na justice.cz.

Faktury

Na faktuře uvádíte stejné identifikační údaje jako na webu. Plátci DPH mají navíc další povinné náležitosti podle zákona o DPH. Podrobnosti jsou na stránce náležitosti faktury.

Co hrozí

U s.r.o. může rejstříkový soud podle odborných výkladů uložit pořádkovou pokutu až 100 000 Kč, pokud nesplní jeho výzvu k nápravě. U e-shopu chybějící údaje kontroluje ČOI (Česká obchodní inspekce) při dozoru nad ochranou spotřebitele.

Největší praktické riziko je jiné. Zákazník ani úřad vás nedohledají a ztrácíte důvěryhodnost.

Kontrolní seznam

• [ ] Web má v zápatí jméno nebo firmu, sídlo, IČO a údaj o zápisu.
• [ ] S.r.o. uvádí soud, oddíl a vložku.
• [ ] E-shop uvádí telefon a e-mail.
• [ ] Podpis pracovních e-mailů obsahuje stejné údaje.
• [ ] Faktury, objednávky a smlouvy mají aktuální sídlo.
• [ ] Po změně sídla jsem aktualizoval(a) web, šablony a podpisy.