Náležitosti faktury pro neplátce i plátce DPH

Co musí být na každé faktuře

Každý podnikatel musí na obchodních listinách uvést jméno nebo firmu, sídlo a IČO. Přidává se i údaj o zápisu: s.r.o. uvede soud, oddíl a vložku obchodního rejstříku, OSVČ zápis v živnostenském rejstříku (například „Fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku“). Ukládá to § 435 občanského zákoníku a platí to pro plátce i neplátce DPH.

Plátce DPH vystavuje daňový doklad, jehož obsah stanoví § 29 zákona o DPH. Neplátce zákon o DPH nezavazuje. Kdo vede účetnictví (s.r.o.), musí ale splnit náležitosti účetního dokladu podle zákona o účetnictví.

Tabulka náležitostí

U zvláštních případů musí plátce uvést i další údaje: odkaz na osvobození, text „daň odvede zákazník“ u přenesené daňové povinnosti nebo „vystaveno zákazníkem“.

Zjednodušený daňový doklad

Plátce může vystavit zjednodušený daňový doklad, když celková částka nepřesáhne 10 000 Kč. Nemusí na něm být jméno a DIČ odběratele, jednotková cena bez daně, základ ani výše daně. Pak ale musí uvést cenu včetně DPH.

Zjednodušený doklad nejde použít třeba u dodání zboží do jiného státu EU, u přenesené daňové povinnosti nebo u zásilkového prodeje s místem plnění v Česku.

Číslování

Každý doklad musí mít evidenční číslo, které ho jednoznačně odliší od ostatních. Forma není předepsaná. Prakticky se používá souvislá řada, například 2027001, 2027002. Mezery v řadě vysvětlete, třeba stornovaným dokladem, aby nevznikaly otázky při kontrole.

Lhůta pro vystavení

Plátce DPH vystaví daňový doklad do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň. Obvykle jde o den dodání nebo den přijetí zálohy, pokud byla dřív.

U některých přeshraničních plnění běží lhůta 15 dnů od konce měsíce, kdy se plnění uskutečnilo. Souhrnný daňový doklad za více plnění v jednom měsíci vystavíte do 15 dnů po skončení měsíce.

Neplátce žádnou lhůtu nemá. Fakturu ale vystavte co nejdřív, i kvůli vlastní evidenci příjmů.

Elektronické faktury

Faktura poslaná e-mailem v PDF je elektronický doklad. Plátce ji smí vystavit jen se souhlasem odběratele a odpovídá za správnost údajů a včasné vystavení. Souhlas nemusí být písemný, stačí, že odběratel fakturu přijme a zaplatí.

Doklad musí zůstat čitelný a nezměněný po celou dobu archivace. Uložte si proto originál v elektronické podobě, ne jen vytištěnou kopii.

Jak dlouho faktury archivovat

Podrobnosti najdete na stránce Daňová evidence a účetnictví.

Kontrolní seznam

• [ ] Jméno, sídlo, IČO a případně zápis v rejstříku na každé faktuře.
• [ ] Neplátce: text „Nejsem plátce DPH“ (doporučeno).
• [ ] Plátce: DIČ obou stran, datum plnění, základ, sazba a daň v Kč.
• [ ] Souvislá číselná řada.
• [ ] Plátce: vystavit do 15 dnů od plnění.
• [ ] Ukládat originály PDF i přijaté faktury.
• [ ] Stejné údaje mít i na webu, viz Údaje na webu a fakturách.