První zaměstnanec krok za krokem

Co se změnilo v roce 2026

Od 1. 4. 2026 hlásíte údaje o zaměstnancích přes JMHZ (jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele) podle zákona č. 323/2025 Sb. Jedno elektronické hlášení nahradilo zhruba dvacet různých formulářů pro ČSSZ (Českou správu sociálního zabezpečení), finanční správu, úřad práce a statistiku.

Od 1. 7. 2026 navíc platí, že zaměstnance musíte přihlásit ještě před nástupem. Dříve jste na to měli 8 dní po nástupu. Pravidlo platí pro všechny, tedy i pro brigádníky na dohodu.

Zdravotní pojišťovny zatím v JMHZ nejsou. Pojišťovně dál hlásíte nástupy zvlášť.

Postup před nástupem

1. Zaregistrujte se jako zaměstnavatel na ČSSZ. Podle odborných výkladů nejdříve 15 dnů a nejpozději 2 pracovní dny před tím, než přihlásíte prvního zaměstnance. Zaměstnance přihlašujete nejpozději před nástupem, takže bezpečné je zaregistrovat se aspoň týden před nástupem. Zároveň uvedete, kdo vám povede mzdy.
2. Uzavřete písemnou pracovní smlouvu. Musí obsahovat druh práce, místo výkonu práce a den nástupu.
3. Zaregistrujte zaměstnance na ČSSZ. Nejdříve 8 kalendářních dnů před nástupem, nejpozději před začátkem práce. Podáte elektronicky přes ePortál ČSSZ, datovou schránku nebo mzdový program.
4. Oznamte nástup zdravotní pojišťovně zaměstnance. U pracovního poměru do 8 dnů, u DPP a DPČ do 20. dne následujícího měsíce.
5. Ohlaste se pojišťovně kvůli zákonnému pojištění odpovědnosti. Viz sekce níže.
6. Zajistěte BOZP a pracovnělékařskou prohlídku. Postup najdete na stránkách BOZP a Pracovnělékařské prohlídky.

U občanů ČR můžete místo úplné registrace podat předregistraci se základními údaji. Zbytek pak doplníte do 8 dnů od nástupu. U cizinců předregistrace nejde, registrace musí být úplná už před nástupem. Pokud zaměstnanec nenastoupí, oznamte to do 8 dnů od předpokládaného nástupu.

Lhůty a pokuty

Za pozdní přihlášení hrozí pokuta až 100 000 Kč. Kdo nechá člověka pracovat bez přihlášení, riskuje pokutu za nelegální práci až 3 miliony Kč, v krajním případě až 10 milionů Kč.

Pojistné a měsíční hlášení

Za zaměstnance v pracovním poměru odvádíte sociální pojištění 24,8 % z hrubé mzdy a zaměstnanci strháváte 7,1 %. K tomu přistupuje zdravotní pojištění, které se platí pojišťovně zaměstnance.

JMHZ podáváte každý měsíc do 20. dne následujícího měsíce, jen elektronicky. Pokud 20. den připadne na víkend, posouvá se lhůta na nejbližší pracovní den. Většina malých firem to svěřuje účetní nebo mzdovému programu.

Zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele

Pojištění pro případ pracovního úrazu nebo nemoci z povolání vzniká samo dnem vzniku prvního pracovněprávního vztahu, i když zaměstnáváte jen na dohodu. Smlouvu neuzavíráte. Pojišťovnu si nevybíráte: noví zaměstnavatelé patří ke Kooperativě, firmy pojištěné už k 31. 12. 1992 k České pojišťovně.

Pojišťovně se ohlásíte písemně bez zbytečného odkladu. Pojistné platíte čtvrtletně podle sazby pro vaši převažující činnost, nejméně 100 Kč za čtvrtletí. Splatnost je 31. 1., 30. 4., 31. 7. a 31. 10.

Pracovní smlouva

• Povinné náležitosti: druh práce, místo výkonu práce, den nástupu. Smlouva musí být písemná.
• Zkušební doba: nejvýše 4 měsíce, u vedoucího zaměstnance 8 měsíců. Musí být sjednána písemně nejpozději v den nástupu.
• Informace o obsahu pracovního poměru: co není ve smlouvě (mzda, pracovní doba, dovolená, výpovědní doby), sdělíte zaměstnanci písemně do 7 dnů od vzniku pracovního poměru.

Minimální mzda

Minimální mzda platí i pro dohody o provedení práce a pracovní činnosti.

Mzdová evidence

Za každého zaměstnance vedete mzdový list a evidenci odpracované doby. Mzdové listy a údaje pro důchodové pojištění se podle odborných výkladů uchovávají nejméně 30 let. Pokud mzdy nezpracováváte sami, domluvte si to s účetní ještě před první registrací, protože ji uvádíte v přihlášce.

Kontrolní seznam

• [ ] registrace zaměstnavatele na ČSSZ (aspoň týden před nástupem)
• [ ] písemná pracovní smlouva nebo dohoda
• [ ] registrace nebo předregistrace zaměstnance na ČSSZ před nástupem
• [ ] oznámení zdravotní pojišťovně
• [ ] ohlášení Kooperativě (zákonné pojištění odpovědnosti)
• [ ] písemná informace o obsahu pracovního poměru do 7 dnů
• [ ] vstupní školení BOZP a případně pracovnělékařská prohlídka
• [ ] mzdový list a evidence pracovní doby
• [ ] první JMHZ a platba pojistného do 20. dne následujícího měsíce